2015年10月5日施行の番号法※1に基づくマイナンバー制度は、各企業に対して、自社従業員のマイナンバーの取得から利用・保管・消去に至るライフ・サイクル全般について厳格な管理を求めています。
「SHAREX EXmynumber(以下、EXmynumber)」は、採用時などにおける従業員のマイナンバーの登録から退職などした後の法定保存期限到来時の消去までの管理全体を担当するシステムです。EXhrportalのアクセス管理により最高レベルの機密性を担保いたします。
※1 行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律
EXmynumberが保持する情報は、特定個人情報ファイル作成制限※2にしたがい、EXhumanimateと同期連携してマイナンバー管理に必要な最低限の項目に限定され、かつ他のデータベースやファイルとは独立・隔離した上で、マイナンバーについては暗号化して保持されます。保持されているマイナンバーは、源泉徴収票・給与支払報告書・労働社会保険得喪届などの法令で定められた法定調書・届出にマイナンバーを記載する場合にのみ、他システムと連携処理されるよう管理されます。
EXmynumberへログインできるのは、事前に権限を付与されたマイナンバー事務取扱者のみです。
また、マイナンバー事務取扱者がマイナンバーに対して行った参照・更新・ダウンロードなどの操作・処理履歴については監査ログとして自動的に記録保存されます。
※2 個人番号関係事務･利用事務の処理のために必要な範囲に限り、特定個人情報ファイルを作成できる(番号法第29条)
番号法および番号法ガイドライン※3では、マイナンバーの収集や保管の制限だけでなく、マイナンバーを含む個人情報の利用範囲の限定、利用記録の保持などに関しても厳格な安全管理措置が定められています。EXmynumberはこれらの規定に沿った安全管理措置機能を実装しておりますので、お客さまがこれらの諸対策を行い、保守・運用する必要がありません。
※3 特定個人情報の適正な取り扱いに関するガイドライン(事業者編)
